Your browser version is outdated. We recommend that you update your browser to the latest version.

Maatschappelijk innoveren met denken in functies

Deel 2

Datum: 24/02/2016

Door: Sasker de Roos


 

In deel 1 heb je kunnen lezen hoe denken in functies kan bijdragen in het bepalen van de maatschappelijke waarde van voorzieningen. Door een voorziening op te delen in functies wordt duidelijk welke rol die spelen in het leven van inwoners en kan een gesprek worden gevoerd over hoe die functies anders kunnen worden verdeeld over voorzieningen. Hier zal worden ingegaan op hoe het denken in functies ook bijdraagt in het overdragen van verantwoordelijkheden richting inwoners.

 

Broodbakken: innoveren door los te laten

Loslaten, gedeelde verantwoordelijkheden of bijvoorbeeld overheidsparticipatie vraagt van gemeenteraden dat zij gaan optreden als procesbewaker en –begeleider. Maar hoe laat je de inhoud los zonder het proces uit het oog te verliezen? Ook nu weer: door te leren denken in functies! Het stelt je in staat afstand te nemen van de dagelijkse gang van zaken en met elkaar een open en constructief gesprek te voeren over wat iedereen gezamenlijk wil bereiken en welke stappen daarvoor nodig zijn.

Een (samenwerkings-)proces is namelijk onder te verdelen in deelprocessen, waarbij ieder deelproces een functie in de realisatie van het geheel vervult. Hier gaat het dus om meerdere functies die samenkomen in één proces die samen bijdragen aan één doel, niet om meerdere functies die worden vervuld binnen één voorziening.

De deelfuncties in een proces moeten in een bepaalde samenhang; gelijktijdig of volgtijdelijk worden vervuld om tot het gewenste resultaat te komen. Om bijvoorbeeld brood te maken moet je de ingrediënten mixen, dan het deeg kneden en vormen, laten rijzen en vervolgens verhitten en uiteindelijk weer uit de oven halen. Elk van deze functies moet vervuld worden om uiteindelijk een brood te hebben.

 

Hierbij maakt het in principe niet uit door wie en op welke manier die functies worden vervuld zolang de deelresultaten maar worden bereikt. De bakker kan het mixen van ingrediënten aan iemand anders overlaten zolang zij er maar op kan vertrouwen dat diegene de juiste verhoudingen en hoeveelheden aanhoudt (maar daarvoor kan de bakker een recept aanreiken). Ook het kneden kan zij prima uitbesteden aan een machine als die maar zorgt voor de juiste elasticiteit van het deeg, etc.. Besteedt de bakker zo alle functies uit aan anderen, dan hoeft zij zich alleen bezig te houden met hoe de deelprocessen op elkaar aansluiten. De bakker heeft dan beide handen vrij om het proces te controleren en monitoren, te optimaliseren of zelfs te innoveren. Zij kan zich dan bezighouden met de controle van deelproducten, de verfijning van kwaliteitseisen en een slimmere inrichting van het proces.

 

Van leverancier van voorzieningen naar procesbegeleider en –bewaker

Dat geldt natuurlijk ook voor gemeenteraden en colleges. Als zij zich opstellen als procesbegeleider en/of procesbewaker hebben zij de handen vrij om te (be-)sturen. In een tijd waarin groepen inwoners steeds meer zelf willen doen bestaan genoeg mogelijkheden om procesdelen (deelfuncties) aan hen over te dragen. Soms zijn zij zelfs bereid een groot deel daarvan op zich te nemen en hebben zij slechts minimale ondersteuning nodig van de gemeente en andere betrokkenen. Een kleine investering in het (gezamenlijk) ontwerpen van slimme processen kan dan zorgen voor een betere dienstverlening en uiteindelijk ook flinke besparingen opleveren voor de gemeente.

 

 

Het functiedenken draagt zo bij aan een taakverdeling waarin de gemeente met vertrouwen delen van de beleidsvoering kan loslaten en inwoners de gelegenheid krijgen om hun eigen krachten aan te wenden.

Een burgerinitiatief dat de inrichting van een speelterrein op zich wil nemen is bijvoorbeeld niet altijd in staat om alle functies te vervullen die nodig zijn om een veilige en verantwoorde speeltuin af te leveren. Maar op basis van een analyse van de aanwezige kwaliteiten kan de gemeente dan nagaan welke functies inwoners wel en niet op zich kunnen nemen en welke functies de gemeente dus wel en niet wil loslaten.

Zo zal de gemeente graag de controle op veiligheidseisen aan het ontwerp in eigen huis willen houden omdat zij verantwoordelijk is voor de kwaliteit van die veiligheidsfunctie in het ontwerpproces. De overige facetten van het ontwerp en het projectmanagement zou de gemeente echter prima uit handen kunnen geven als de inwoners daar voldoende ervaring mee hebben opgedaan, bijvoorbeeld tijdens hun werkzame leven. Een eenvoudige functieanalyse bespaart dan een hoop geld op de tijd die gaat zitten in het aansturen van het ontwerp- en bouwproces

 

Procesontwerp

De gemeente moet dan wel zicht hebben op de functies die in een proces moeten worden vervuld om het gewenste resultaat te bereiken. Gelukkig heeft het bedrijfsleven, maar ook de overheid, voldoende modellen, tools en methoden ontwikkeld om processen te analyseren en te ontwerpen. Zij zijn speciaal ontworpen om functies te definiëren met behulp van inhoudelijke kennis en ervaring.

Deze methoden zullen dus van grote waarde zijn in het bepalen van welke functies kunnen worden vervuld door inwoners en wat zij nodig hebben om de juiste deelproducten te realiseren. Zij bieden een helder overzicht van de processen die moeten leiden tot maatschappelijke waarde en welke taakverdeling wenselijk is om de gewenste effecten te bereiken. Wat bestuurders voldoende rust biedt om hun ‘gulzigheid’ te weerstaan, zich te bezinnen op hun rol in het geheel en inwoners de ruimte te bieden om daarin hun eigen bijdrage te leveren.

Wil je op de hoogte worden gehouden van nieuwe blogs? Volg ons op LinkedIn

Cookie-beleid

Deze site maakt gebruik van cookies om informatie op uw computer op te slaan.

Gaat u akkoord?